Diberdayakan oleh Blogger.
RSS

About

You can replace this text by going to "Layout" and then "Page Elements" section. Edit " About "

Sistem Informasi Manajemen dalam Fungsi Organisasi Publik

21.00 |

  1. SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI
Sistem informasi manajemen merupakan salah satu konsep yang sangat penting dalam ilmu administrasi Negara. Organisasi public sebagai focus dalam administrasi Negara selalu mengkaitkan segala sumber  daya dalam mencapai tujuannya. Salah satu sumber daya yang cukup penting adalah informasi. Bahkan menurut Robert Murdick,informasi ini dianalogikan sebagai darah dalam organisasi.Ini berarti kalau aliran darah mengalami hambatan,maka organisasi akan jatuh pada posisi tidak sehat.
Kemajuan dan kecanggihan teknologi pada era komunikasi ini membawa konsekuensi dilakukannya proses pengolahan data secara cepat dan efisien dengan kemungkinan menampilkan output informasi yang sangat variatif. Pada saat tertentu dominasi teknologi ini menjadi factor yang sangat merisaukan bagi user,khususnya pada manajer tingkat atas dalam kaitannya dengan kemapanan penentu kelangsungan hidup organisasi melalui instrument system dan prosedur. Apabila hal ini terjadi,maka manajer justru dapat bersikap antipasti terhadap peranan analis system.akibat lebih lanjut adalah terancamnya pencapaian tujuan organisasi itu sendiri.
Rendahnya tingkat adaptasi organisasi terhadap perubahan dibandingkan dengan cepatnya perkembangan teknologi pada tahap selanjutnya akan menghambat peranan system informasi manajemen itu sendiri. Faktor perilaku organisasi menjadi menjadi factor yang  menentukan efektivitas system informasi manajemen pada organisasi. Komleksitas ini ini semakin bertambah dengan ditambahnya peranan informasi informal di satu pihak dengan rendahnya fleksibilitas.
Sistem informasi mempunyai tiga tugas utama dalam sebuah organisasi, yaitu:
  • Mendukung kegiatan-kegiatan usaha/operasional,
  • Mendukung pengambilan keputusan manajemen dan
  • Mendukung persaingan keuntungan strategis.

  1. MANFAAT SIM DALAM ORGANISASI
Kemajuan dan kecanggihan teknologi pada era komunikasi ini membawa konsekuensi dilakukannya proses pengolahan data secara cepat dan efisien dengan kemungkinan menampilkan output informasi yang sangat variatif.Pada saat tertentu dominasi teknologi ini menjadi factor yang sangat merisaukan bagi user,khususnya pada manajer tingkat atas dalam kaitannya dengan kemapanan penentu kelangsungan hidup organisasi melalui instrument system dan prosedur.Apabila hal ini terjadi,maka manajer justru dapat bersikap antipasti terhadap peranan analis system.akibat lebih lanjut adalah terancamnya pencapaian tujuan organisasi itu sendiri.
Banyak sekali manfaat yang didapatkan sebuah organisasi jika menggunakan Sistem Informasi ke dalam kegiatan atau operasional perusahaannya. Namun yang paling penting, Sistem Informasi memiliki empat peran utama yaitu: Minimize Risk, Reduce Cost, Add value dan Creating New Reality.
Setiap bisnis atau organisasi pasti memiliki resiko yang berkaitan dengan beberapa faktor, misalnya keuangan. Resiko dapat berasal dari ketidakpastian maupun beberapa hal diluar kontrol perusahaan. Untuk meminimalisir resiko ini, Sistem Informasi memegang peran penting. Sistem Informasi menyimpan data dan memprosesnya secara akurat dan meminimalkan resiko human error. Jadi, informasi-informasi yang bersifat penting atau sensitif (seperti masalah keuangan) tidak dapat terjadi kesalahan perhitungan. Keamanan dari data dan informasi perusahaan juga dapat terjaga dengan baik (dari pihak luar) karena Sistem Informasi juga berguna di bidang security (contoh: password).
Sistem Informasi juga memiliki peran dalam mengurangi pengeluaran perusahaan. Dengan penggunaan Sistem Informasi, perusahaan dapat menekan cost untuk pengadaan kertas/buku, sampai mempersingkat waktu. Penggunaan SI tentunya juga membuat praktis proses-proses di dalam organisasi baik dalam segi keuangan, manajemen stok barang, pembayaran pegawai dan lain-lain. Mungkin sebuah organisasi akan melakukan pengeluaran yang besar dalam pengadaan alat-alat untuk mendukung Sistem Informasi tersebut. Namun manfaat yang didapatkan sangat besar untuk sebuah organisasi yang akan dicapai dalam beberapa waktu ke depan.
Peran Sistem Informasi selanjutnya yaitu menciptakan Adding Value kepada konsumen dari perusahaan/organisasi. Dengan penerapan Sistem Informasi, nilai sebuah produk/jasa yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan pasti akan meningkat. Pelanggan pasti akan meningkat kepuasannya terhadap produk/jasa yang dikeluarkan oleh organisasi/perusahaan tersebut.
Peran terakhir ialah Creating new reality. Perkembangan terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Sebuah organisasi dapat memanfaatkan teknologi ini untuk media promosi dan sebagainya. Selain harganya yang murah (bahkan ada yang gratis), internet merupakan hal yang selalu di akses oleh banyak orang. Jadi, sekarang ini internet juga merupakan tempat baru dalam dunia bisnis dan juga media promosi sekaligus mengubah tatanan persaingan di dunia bisnis. Inilah yang dimaksud dari istilah Creating new reality.

Manfaat lainnya yaitu :
  1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat organisasi dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership.
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
  1. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis
Penggunaan ATM. automated teller machine dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.
  1. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.
Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar
Oleh karena itu, banyak sekali sisi positif atau manfaat jika sebuah organisasi menerapkan Sistem Informasi di dalamnya. Diantaranya mengubah proses manual menjadi otomatis sampai pengambilan keputusan yang menjadi semakin cepat. Hal ini tentu bakal menjadi profit bagi perusahaan itu sendiri. Mari tinggalkan cara yang lama menuju teknologi terbaru. Sistem Informasi adalah masa depan.



  1. PENDOKUMENTASIAN INFORMASI
            Informasi yang sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pemimpin itu dalam waktu singkat harus dapat disajikan dengat sebaik-baiknya. Oleh karena itu harus didokumentasikan dan disimpan secara sistematis. Penyimpanan berkas data atau inforamsi (arsip) secara sistematis tersebut dapat dilakukan, apabila dibuatkan pola klasifikasinya.
  1. Persaratan pola klasifikasi
Agar pola klasifikasi itu dapat berjalan efektif, maka diperluakan persyaratan sebagai berikut:
a.       Pola klafikasi itu harus tertulis;
b.      Penggolongan masalah serta rinciannya harus sesuai dengan bidang kegiatan unit-unit organisasinya;
c.       Golongan masalah dan rinciannya harus disusun secara logis, kronologis dan sistematis;
d.      Rincian klafikasi tidak perlu terlau terurai;
e.       Istilah-istilah untuk masalah (subject heading) singkat tetapi mampu memberikan pengertian luas,  mudah dilakukan secara teknis ilmiah;
f.       Dilengkapi dengan penjelasan-penjelasan tentang arti dan ruang lingkup masing-masiang subyek;
g.      Dilengkapi dengan kode (tanda) baik huruf maupun angka;
h.      Bentuk dan susunan pola hendaknya sederhana dan luwes (fleksibel);
i.        Dilengkapi dengan indeks subyek-subyek yang disusun secara alfabetis, sesuai dengan ketentuannya.
  1. Tingkat pola klasifikasi
Ada tiga tingkat klasifikasi, yaitu:
Subyek utama, yang menyangkut bidang tugas pokok organisasi sehingga akan meliputi lingkupan yang paling luas. Subyek utama terdiri dari subyek-subyek
Subyek, merupakan bagian dari subyek utama. Subyek terdiri dari Sub-subyek
Sub-subyek, merupakan bagian dari subyek, yang lingkupannya paling sempit.

  1. Pemberian kode
(1)   Untuk menghemat tenaga, waktu dan tempat, untuk penulisan pokok surat. Jadi kode berfungsi sebagai tanda-tanda pengganti pokok masalah.
(2)   Pemberian kode dapat menggunakan: huruf, angka atau akronim (singkat kata), atau kombinasi huruf dan angaka. Misalnya yang kita pilih adalah angka romawi dan angka arab.
  1. Cara menentukan klafikasi dank ode
(1)   Berkas data yang masuk dibaca dengan cermat;
(2)   Ambilah kesimpulan pokok isi berkas data tersebut, untuk nantinya masuk subyek yang mana (mungkin dapat juga lebih dari satu subyek);
(3)   Cek dan telusurilah melalui indeks untuk menemukan kode-kode dari subyek yang diperlukan;
(4)   Periksalah kode yang bersangkutan pada pola klasifikasi untuk memastiakan kebenaran dari subyek yang dipilihnya;
(5)   Tentukan subyek utamanya dari berkas data tersebut, yaitu dengan mengambil atau memilih dari salah satu subyek utama dari pola klasifikasi yang ada hubungan terdekat dengan subyek utama;
(6)   Pilih salah satu sub-subyek dari obyek utama terpilih yang paling sesuai dengan isi atau persoalan dari surat;
(7)   Tentukan kode dari sub-subyek yang terpilih;
(8)   Apabila dalam klasifikasi itu belum terdapat sub-subyek yang dapat mencakup sepenuhnya masalah itu, maka ambilah sub-subyek yang paling dekat permasalahannya atau kode yang paling dekat cakupannya;
(9)   Untuk berkas data yang telah diberi kode, namun masih diragukan kebenarannya, maka perlu dicek pada pola klasifikasinya.
  1. Hubungan antara kode dan pola klasifikasi
Apabila system kode menggunakan angka romawi dan angka arab, maka hubungan kedua hal dan cara menuliskannya dapat sebagai berikut:
            Untuk subyek utama diguanakan angka romawi, sedangkan subyek dan sub-subyek digunakan angka arab.
           
Contoh pola klasifikasi bidang substantive Universitas Gajah Mada Jogyakarta.
-          Pendidikan dan pengajaran (subyek utama)
01.  Jenjang pendidikan (subyek)
01.01      program sarjana (S1)
01.02      program pasca sarjana (S2)
01.03      program doctor (S3)
01.04      program spesialis I                            Sub-subyek
01.05      program spesialis II
01.06      program akta V
01.07      program diploma (S0)
01.08      program khusus
02.  Kurikulm (subyek)
02.01      kurikulum program S1
02.02       kurikulum program S2
02.03      kurikulum program S3
02.04      kurikulum program spesialis 1                    Sub-subyek
02.05      kurikulum program spesialis II
02.06      kurikulum program akta V
02.07      kurikulum program diploma
02.08      kurikulum program khusus




03.  System pengajaran (subyek)
03.01      sistem semester
03.02      sistem kredit
03.03      sistem modul                                      Sub-subyek
03.04      sistem pengajaran terpadu
03.05      sistem … dan seterusnya.
  1. Pengindeksan (Indexing)
Yang dimaksud dengan pengindeksan (indexing) disini adalah suatu pekerjaan menentukan tanda pengenal arsip yang dapat digunakan sebagai petunjuk untuk menyimpan arsip dan penemuan kembali arsip tersebut.
(1)   Fungsi indeks
Indeks berfungsi sebagai petujuk bagi kearsipan dan merupakan tanda pengenal arsip. Arsip yang telah mempunyai tanda pengenal (indeks) akan mempermudah penetaan dan penyimpanannya, selanjutnya akan mempermudah pula menemukannya kembali.
(2)   Syarat-syarat mengindeks
Untuk dapat dijadikan tanda pengenal yang baik, maka syarat-syaratnya adalah:
a.       Singkat, jelas, mudah dimengerti dan mudah di ingat;
b.      Kata benda atau kata yang member pengrtian kebendaan;
c.       Berasal dari arsip itu sendiri;
d.      Didasarkan atau disesuaikan dengan kebutuhan pemakinya;
e.       Terdiri paling banyak 4 kata;
f.       Ditulis dengan pensil dalam huruf cetak.
(3)   Macam indeks
a.       Nama orang;
b.      Nama barang;
c.       Nama organisasi;
d.      Nama tempat;
e.       Nama persoalan/ masalah;
f.       Tanggal, bulan, tahun;
g.      Nomor.
(4)   Cara mengindeks
Kata-kata dalam mengindeks harus tidak sama dengan subyek (masalah) dalam pola klasifikasi. Indeks harus dapat membedakan arsip yang satu dengan arsip lainnya.
Indeks Nama Orang:
a.      Nama tunggal
Diindeks seperti aslinya:
Sunaryo, ditulis apa adanya Sunaryo
Rusli, ditulis apa adanya Rusli
Nama yang nma akhir disingkat dianggap nama tunggal: Rustam S. ditulis: Rustam S. (tetap sama)
b.      Nama ganda
Nama keluarga (atau nama tua) dijadikan kata utama, yaitu ditempatkan dibagian depan, diikuti tanda ‘koma’ dan disusul dengan bagian nama lainnya.
Suparto Wignyasubrata, ditulis Wignyasubrata, Suparto.
(5)   Tunjuk silang
Tunjuk silang merupakan alat yang digunakan untuk melengkapi indeks dalam:
a.       Menampung penamaan dan peristilahan berlainan tetapi mengandung arti yang sama;
b.      Mempermudah beberapa keterangan atau informasi berbeda, tetapi yang saling berkaitan atau berhubungan, sedangkan tempat arsipnya berbeda;
c.       Melalui petunjuk silang ditentukan juga dimana naskah atau arsip yang sebenarnya dicatatkan dan merupakan penunjuk kemasalah (subyek) dan berkas lain yang berkaitan.

Dengan demikian, maka tujuk silang dan indeks merupakan alat bantu dan merupakan jembatan antara si pemakai dan arsip yang terwujut dalam tanda pengenal arsip.

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS
Diposting oleh Unknown

0 komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)